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職場から離れた場所で仕事をするテレワークの最大の問題は「コミュニケーションロス」と「セキュリティリスク｣。
これらのデメリットをカバーする支援ツールが数多く出まわっていますが、自社の状況に合わせて選択･利用するのは容易ではありません。
支援ツールは、テレワークを円滑に運用するための重要な手段。
ここでは、当社がどのような支援ツールを活用してテレワークを推進したか、実際の取組みの一例をご紹介します。
職場にいるように
ホームワーク！
- 個人所有の端末からセキュアに会社の業務端末にアクセス。通信は最適化かつ、暗号化されます。
- 会社で使用するアプリケーションをそのまま使えます。
- セットアップが簡単です。複雑なVPN※は必要ありません。リンクとコードを用意するだけでテレワークを開始できます。※VPN：Virtual Private Network インターネットに跨ってプライベートネットワークを拡張する技術、およびそのネットワーク。
会社で貸与可能な端末が不足したため、個人所有のPCを併用｡
テレワークへの移行をスピードアップでき、かつ導入コストを削減できました｡
- 資料の確認やシステム入力のためだけに出社するなどの業務を省くことができました。
- 端末にデータを残さないので、データの紛失・流出の危険性が少なくなります。
- 社内PCのソフトを遠隔操作するので、ソフトウェアのライセンスを新たに購入する必要がありません。
- IT担当者はブラウザを管理するだけなので負担が軽減されます。
自宅や外出先から
内線通話が可能！
- PBX※やスマートフォンをクラウド化し、外線・内線機能をワンストップで利用できます。※PBX：Private Branch eXchanger 電話交換機
- オフィス内外場所を問わずに内線通話を可能にします。
- 外線電話、内線電話、スマートフォンSIMそれぞれの申込手続き、請求書発行などの事務手続きを一本化できます。
これまでは、外線内線用端末とスマホを2台使用していたが､
1台で対応可能になったことにより、コスト削減を実現できました｡
- 現在使っている電話番号はそのまま引き継ぐことができます。
- スマートフォンでの内線利用が可能です。外出先からでも通話料はかかりません。
- 外線電話をそのまま内線として外出している社員に回すことができます。
- 社外でも、会社の電話番号で顧客とコンタクトがとれます。
- PBX※装置の保守・維持費用を削減できます。
- Web画面から容易に設定変更が可能です。 ※2022年度対応予定
社員間の会話や連絡を
スムーズに！
- LINE感覚で手軽にスピーディに操作できます。
- 現場スタッフや管理者、複数拠点のメンバーとも、スマホだけで情報共有や通話が可能です。
- 部署やグループごとに、参加者を限定した使い方も可能です。
- 社内アンケートや社内掲示板としても使えます。
顔を見ながら会議や打ち合わせを行うのが基本でしたが､
時間や場所にとらわれずにさまざまなコミュニケーションが可能になリました｡
- 相談や連絡などをチャット上で行うことにより“報連相”の漏れを減少させることができます。
- 緊急を要する情報についても一度の報告で完了するなど、情報共有を迅速化できます。
- 全員が会場に集まらなくても会議ができるようになり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
- 会議で決めきれなかった議題についても、その後にチャットで議論でき、意思決定をスピードアップできます。
- LINEのような既読確認機能により、伝達状況を視認できます。
いつでもどこでも
セールス！
- 営業に特化した機能を豊富に備え、成果につながりやすいフローを構築します。
- 顧客はアプリインストール等の事前準備や複雑な設定が不要。端末・プラウザは何でもOK。ストレスなく利用できる仕様です。
- 一般的なWEB会議サービスの弱点だった音声を分離し電話を使うことで、音声も画面も安定接続。相手側がスマホのみでも電話しながら資料共有できます。
オンラインでも直接訪問と同じように営業活動や商談ができるようになり､
訪問に要する時間や移動コストを低減できました｡
- 移動時間が削減されることによって、一人ひとりの商談件数を増やせます。
- 遠隔地の顧客に積極的にアプローチすることが可能になります。
- 電話で話をしていて反応が良いと判断した時点で、WEB上のデモにシフトすることができ、説得力を向上できます。
- 営業のノウハウが詰まった商談の様子を録画することにより、実践的な営業マニュアルをストックできます。
名刺情報をどこでも活用！
- スマホやPCから名刺データと付加情報（訪問履歴、交渉状況など）を確認できます。
- 社内の自分以外の所有する名刺情報を一元管理。すべての“人脈”を可視化します。
- 名刺情報を軸に社内のデータを統合することにより、マーケティングに活用できます。
各個人で行っていた名刺の管理を全社的に統括管理する体制へシフト｡
重要な顧客情報をデジタル化し、有効活用できるようになりました｡
- 部門を超えた情報の集積により、顧客情報を会社の資産にできます。
- 全社的な“人脈”が一目で分かるだけでなく、その情報について気軽に情報交換ができるので、社内で有意義な連携を図ることが可能です。
- 名刺情報を簡単に検索できるので、知りたい情報をスピーディに獲得・活用できます。
- 部署や役職の変更があった場合、誰かが再度名刺交換をすれば自動的にデータが更新されます。また、人事異動情報などをもとに常にフレッシュな情報に保つことができます。
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