震災を受け、コロナ以前からテレワークの環境を整備

東北大学さまは東日本大震災の経験から、当時の情報システムが不十分であることを痛感し災害時のBCP（事業継続計画）を元に、有事の際にどこからでも同じ業務環境で業務が遂行できるシステムの構築を進めています。

「2016年からデジタル変革（DX）を目指し、基幹系業務システムの仮想化と仮想デスクトップの導入を行っていました。そのため、新型コロナウイルスの蔓延により、2020年4月に緊急事態宣言が発出された際には、すぐにテレワークを開始することができ、70％の職員が在宅勤務を行うことができました」

同年6月にはオンライン事務化宣言を行い、「窓口フリー」「印鑑フリー」「働き場所フリー」など、さまざまな取組みを進めた東北大学さま。「働き場所フリー」の一つとして、一時的な感染症対策のみではなく、恒久的なテレワーク制度を導入しましたが、電話環境の課題が生じました。

「テレワーク中には電話環境が個人の携帯電話しかなく、プライベートの携帯電話番号を利用し業務を行っていたこと、通話費用は個人負担になっていたこと、電話を在宅勤務者へ転送できないため業務効率化に影響が生じたこと、が課題として指摘されました」

これら課題の解決のために、東北大学さまは新たにクラウドPBX検討チームを立ち上げ、個人携帯電話を利用したクラウドPBXの本格的な導入検討を始めました。

先ずは関係課に限定し、既設の電話回線やPBXと連携せずに導入できること、通信キャリアの指定や機種制限がなくプライベートスマホからの利用が可能であることを条件に、複数社を選定し、その内3社のトライアルを実施。将来的な全学展開なども想定し、TOHKnetのサービスを採用しました。

専用アプリのインストールでスマホで内外線通話が可能

TOHKnetのサービスは、クラウド環境上に構築したSIPサーバを携帯電話の電波網を経由して利用し、内外線利用が行えるサービスです。スマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、携帯電話の電波が届けば、職場、自宅、出張先など、場所の制限なく利用可能。導入時の設定作業・操作がわかりやすく、利用者にやさしいインターフェースのため、操作に不慣れな方でも容易に導入が行えることが利点です。また、管理者が行う設定変更（グループ着信や同時鳴動など）は、管理者がWeb上から設定変更を柔軟に行えるため、人事異動等の急な対応が求められる際にも管理者が迅速に対応できることが利点となりました。

「今年度4月に範囲を広げて事務関係の希望部署に導入しました。テレワークや外出時でも電話が直接着信するため取次業務の軽減が図られ、業務効率化にもつながっています」と東北大学さま。

「導入以前は、学生さんなどの対応にプライベートの携帯電話番号で対応していましたが、クラウドPBXの導入後はプライバシーの課題も解決されました」と、利用する職員の方々からの評判も上々です。